Administratieve rompslomp vervangen door een automatisatie die zichzelf terugbetaald.

De uitdaging

_{twee systemen, geen communicatie}

‍

Baker Tilly werkt met Officient voor HR-beheer en verlofaanvragen, en met AdminConsult voor tijdsregistratie, projectbeheer en loonverwerking. Twee systemen die allebei onmisbaar zijn, maar los van elkaar draaiden.

Het knelpunt? Wanneer een medewerker verlof nam of ziek was, werd dit geregistreerd in Officient. Maar diezelfde informatie moest ook in AdminConsult terechtkomen om een correcte tijdsregistratie en loonverwerking te garanderen. Dat betekende:

• Dubbel werk. Elke verlofdag manueel invoeren in twee systemen.
• Foutgevoeligheid. Verlof dat wel in Officient staat maar niet in Adminconsult, of medewerkers die per ongeluk uren boeken op een verlofdag.
• Risico bij de loonverwerking. Fouten die pas achteraf opduiken, wanneer ze het moeilijkst te corrigeren zijn.

Extra complicatie: AdminConsult draait on-premise, niet in de cloud. Dat maakt een integratie technisch een pak complexer. Maar we love a challenge.

‍

De oplossing

_{een synchronisatie die uren bespaart}

‍

We ontwikkelden een automatische synchronisatietool die fungeert als brug tussen de cloud-omgeving van Officient en de lokale server van AdminConsult. Geen zware, dure server die 24/7 draait, maar een serverless oplossing die enkel werkt wanneer het nodig is. Kostenefficiënt en schaalbaar dus.

‍

‍

Hoe het werkt?

• Dagelijkse synchronisatie. Elke nacht controleert het systeem automatisch de verlof- en ziektedagen van de vorige dag in Officient.
• Slim filteren. Enkel medewerkers op de payroll worden meegenomen. Geen freelancers, geen vennoten. Clean data, geen ruis.
• Happy flow. Is er nog niets geboekt in AdminConsult voor die dag? Dan schrijft de tool automatisch 7,6 uur verlof of ziekte weg. Done.
• Conflict detectie. Heeft de medewerker al uren geregistreerd op die dag? Dan overschrijft de tool niets, maar stuurt die met slimme notificaties en al direct een oplossing om het conflict op te lossen. Proactief in plaats van achteraf.

En die on-premise uitdaging? Opgelost met wat slim netwerk-engineering voor een veilige verbinding.Hierdoor maken we een veilige verbinding met de lokale server van Baker Tilly zonder gevaarlijke poorten in de firewall open te zetten. Veilig, conform hun IT-standaarden en zonder concessies.