Elke maand opnieuw 30 uur aan facturatie spenderen. Handmatig tarieven berekenen, toelagen verwerken, en dat voor tientallen verzorgingstehuizen en zorgkundigen tegelijk. Allemaal bijgehouden en berekend in een Excel.
Zo zag de facturatie eruit bij EvaCare, een Belgische speler in de zorgsector die verpleeg- en zorgkundigen inzet in woonzorgcentra. Een proces dat niet alleen enorm tijdrovend was, maar ook foutgevoelig en volledig afhankelijk van één persoon.
Dat moest anders. En met AI als versneller hebben we dat in recordtempo gerealiseerd
een facturatieproces dat schreeuwt om automatisatie
EvaCare beheert de planning en facturatie van zorgkundigen en verpleegkundigen die ingezet worden in verschillende woonzorgcentra. Maandelijks worden gepresteerde uren uit Beeple (hun planningssysteem) geëxporteerd en vervolgens manueel verwerkt tot facturen in Billit (hun boekhoudplatform).
Klinkt eenvoudig? Dat is het niet. Want achter elke shift schuilt een wirwar aan regels:
Dat maandelijks handmatig doen kost niet alleen 30 uur per maand, het brengt ook risico’s mee. Alle kennis zat bij één persoon, en een fout kon direct financieel gevolg hebben.
één klik, de rest doet het systeem
We bouwden een applicatie die het volledige facturatieproces automatiseert.
De flow is simpel: EvaCare exporteert hun gepresteerde uren uit Beeple, laadt de Excel op via een admin panel, en custom tool doet de rest. Opsplitsen, berekenen en factureren, zonder handmatige tussenkomst.
Wat er onder de motorkap gebeurt:
sneller bouwen, slimmer itereren
Dit project laat precies zien wat AI-augmented engineering mogelijk maakt op een complex, regelgestuurd domein. AI zit verweven in hoe we denken, ontwerpen en opleveren.
Snelheid die vroeger onmogelijk was
Een complexe logica, twee platformintegraties en configureerbare tarieven per woonzorghuis en per provincie. Gebouwd en opgeleverd in enkele weken. Met een werkwijze van vijf jaar geleden was die doorlooptijd simpelweg niet haalbaar.
AI-augmented development maakt elke engineer sneller. Absoluut niet door in te boeten in kwaliteit, maar omdat AI het zware werk overneemt bij schrijven, debuggen en testen. Wat overblijft voor ons team: het echte denkwerk en de ontzorging van de klant. Architectuur, randgevallen en een applicatie die echt het probleem oplost. Met altijd een proactieve houding. That’s us.
Van business case tot ROI: AI drukt de drempel
AI heeft de afweging voor maatwerksoftware fundamenteel veranderd. Lagere ontwikkelkosten, snellere oplevering, een ROI binnen 1 à 2 jaar.
AI in het volledige traject
We zetten AI niet alleen in voor development. Het hele traject, van scoping en analyse tot projectopvolging en documentatie, werd versterkt met AI. Denk maar aan de analyse van de complexe facturatieregels, die nu razendsnel werden vertaald naar technische specificaties.
Het resultaat: meer waarde in minder tijd. Niet door kwaliteit in te leveren, maar door de capaciteit van ons team exponentieel op te schalen met de juiste tools.
bring it on!
We like a good challenge. En die was er zeker. De complexiteit zit niet in de interface, die is bewust minimalistisch. De complexiteit zit in de logica erachter.
Een automatisering op maat
Elke timesheet loopt door een set regels die bepaalt hoe een shift wordt opgesplitst, welk tarief geldt en welke coëfficient van toepassing is. Doorlopende nachtshift van weekdag naar weekend? Dat vraagt meerdere splitsingen met de juiste coëfficiënten per deel. Elk randgeval werd uitgedacht, geconfigureerd en doorgetest.
Integratie met twee externe platformen
De applicatie verbindt twee werelden: Beeple voor de gepresteerde uren en Billit voor de facturatie. Alles wordt samengebracht in één geautomatiseerde flow.
Configuratie zonder code
Tariefwijzigingen, nieuwe feestdagen, provincietoeslagen…Het systeem is zo opgebouwd dat EvaCare naar de toekomst toe flexibel blijft zonder telkens bij ons aan te kloppen. Al helpen we met veel plezier ofcourse!
Het facturatieproces dat voorheen 30 uur per maand in beslag nam, is teruggebracht tot een fractie daarvan. De handmatige stappen zijn verdwenen. EvaCare uploadt de shiften en het systeem levert facturen af in Billit, klaar voor controle en verzending.
Wat dat concreet betekent:
De vrijgekomen tijd? Die gaat nu naar wat echt telt: klantcontact, kwaliteitscontrole en groei.
Zo ontwikkelden we in no-time precies de automatisatie die Evacare nodig had.
.png)
