UPKOT

Complete schoonmaakplanner: eenvoudige organisatie voor gedeelde studentenkeukes

web application
mobile application
serverless hosting
Kitchen in Upkot
Kort

Uitdaging

Het proper houden van gedeelde ruimtes was moeilijk, zeker met de uiteenlopende schema’s van studenten. Bovendien was er geen efficiënte manier om studenten verantwoordelijk te houden voor hun taken.

Oplossing
we are ontwikkelde een schoonmaakplanner die geïntegreerd zit in de mobiele studentenapp van Upkot. Studenten krijgen meldingen wanneer het hun beurt is om schoon te maken en moeten foto’s uploaden voor goedkeuring door de coaches.

Aanpak

De schoonmaakmodule werd ontwikkeld in nauwe samenwerking met het team van Upgrade Estate, studenten en coaches.

Resultaat

Schonere keukens en meer verantwoordelijkheid voor studenten. De tool zorgt voor betere accountability bij studenten die hun taken verwaarlozen. Door integratie in de Upkot app vervalt de afhankelijkheid van externe platforms zoals Facebook. Coaches krijgen meer tijd voor persoonlijk contact.

+4000
gebruikers
600
UPKot Keukens
3
maanden ontwikkeltijd

Ambitie van de klant

Upkot biedt studentenhuisvesting aan met gedeelde ruimtes. Ze willen het leven van studenten zo vlot mogelijk maken via een gebruiksvriendelijke app.

Chato De Veirman

Uitdaging van de klant

  • Het onderhouden van de netheid in gedeelde ruimtes was uitdagend en moeilijk te beheren. De verschillende uurroosters van studenten verstoorden vaak de planning, wat leidde tot inconsistente schoonmaak van gedeelde keukens.
  • Studenten verantwoordelijk houden en opvolgen of taken goed uitgevoerd werden, bleek vaak lastig.
  • Elke keuken heeft zijn eigen kenmerken en groottes, waardoor aangepaste planningen en taken nodig waren per keuken.
  • Er was geen bestaand systeem. Alles moest vanaf nul gestructureerd, gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden.

“Wat me opvalt aan we are, is hun no-nonsense aanpak. Ze werken efficiënt en komen meteen ter zake. Ze komen met de juiste oplossingen en communiceren helder, waardoor we snel resultaat boeken.”

Stein Van Stichel
CIO @ Upgrade Estate

Oplossing

We ontwikkelden een schoonmaakmodule die geïntegreerd is in de mobiele studentenapp van Upkot:

  • Een duidelijke schoonmaakplanning met taken, verantwoordelijkheden en deadlines.
  • Studenten uploaden foto's van hun uitgevoerde taken via de app, zodat coaches deze kunnen controleren.
  • Een wisselfunctie laat studenten toe om taken onderling te ruilen wanneer ze niet beschikbaar zijn.
  • Een ingebouwd chat- en notificatieshoudestudenten op de hoogte en herinneren hen de toegewezen verantwoordelijkheden.
  • Coaches krijgen via een webapplicatie real-time overzicht van voltooide en openstaande taken.
+4000
Gebruikers
600
Upkot keukens
3
maanden ontwikkeltijd

Aanpak

  1. We startten met het uittekenen van de technische architectuur en het ontwerpen van de logica om alles te automatiseren, zoals het opstellen van de planning.
  2. Het keukensysteem werd volledig ontwikkeld in nauwe samenwerking met het Upgrade Estate-team, de coaches en studenten.
  3. Bestaande functies in de app, zoals de chat en notificaties, werden verbeterd en aangepast aan de noden van de gebruikers.
  4. Om de uitrol vlot te laten verlopen, waren we een dag ter plaatse en beschikbaar voor vragen van studenten en coaches.
  5. Iteratieve verbeteringen en uitbreidingen lopen nog steeds, zodat de app blijft evolueren met de noden van de gebruikers.

“Dankzij we are kunnen wij ons nu ook meer focussen op de implementatie. Ze hebben ons ook geholpen bij de livegang naar onze gebruikers. Het is niet alleen een technisch verhaal, het gaat veel verder dan dat.”

Stein Van Stichel
CIO @ Upgrade Estate

Resultaat

  • Upkot-coaches hoeven zich niet meer bezig te houden met micromanagement van schoonmaaktaken en kunnen zich focussen op persoonlijke begeleiding van studenten. Beide partijen genieten van propere en goed beheerde gedeelde ruimtes.
  • De schoonmaakplanner zit geïntegreerd in de Upkot Student-app, dus er is geen afhankelijkheid meer van externe platformen zoals Facebook of WhatsApp.
  • De planning wordt nu automatisch gegenereerd via een algoritme, wat het proces veel efficiënter maakt. Het bespaart tijd, voorkomt willekeur en vermindert de kans op fouten.

Werk met ons samen

we are heeft ruime ervaring in het bouwen van software op maat voor kleine tot middelgrote bedrijven in verschillende sectoren. Zoek je een ontwikkelpartner die meedenkt en toekomstgericht werkt? Laat van je horen!

werk met ons

Zie meer cases

Guillaume Vande Maele
Guillaume
Co-founder @ we are

Let's talk

👋 Zin om te praten over hoe we je business kunnen boosten? Plan een gesprek met Guillaume en ontdek hoe onze services je resultaten verbeteren. Met jarenlange ervaring in digitale oplossingen praat Guillaume graag open over je uitdagingen en hoe we mogelijk kunnen samenwerken.
boek een meeting