2.1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
2.2. Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens?
2.3 Delen wij uw persoonsgegevens mee buiten de Europese Unie?
2.4. Welke rechten heeft u als betrokkene?
2.5. Wilt u uw rechten uitoefenen, heeft u vragen of een klacht?
3.1. U bent een klant van We Are?
3.2. U bent een leverancier of onderaannemer van We Are?
3.3. U bent een bezoeker van de Website van We Are en/of inschrijver op onze nieuwsbrief?
3.4. U bent een (potentiële) sollicitant van We Are?
3.5. U bent een deelnemer aan één van de activiteiten (workshops, webinars, evenementen, etc.) van We Are?
We Are geeft om uw privacy en behandelt uw persoonsgegevens zo vertrouwelijk mogelijk.
De bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens is voor ons een uitermate serieuze aangelegenheid. Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de inhoud van deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) en de geldende bepalingen inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de bepalingen van de Europese algemene verordening inzake gegevensbescherming (“AVG”) en de nationale bepalingen inzake gegevensbescherming.
In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, wat uw rechten in dit verband zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen.
Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op (i) onze website we-are.be (hierna "onze Website") en de activiteiten die hiermee gepaard gaan en (ii) alle relaties via enig ander communicatiemiddel tussen u en ons.
We Are Technology BV, met maatschappelijke zetel te Huidevetterskaai 32A box /02, 9000 Gent en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0784.671.897 (hierna "We Are" of "wij"), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
Wij wijzen u erop dat We Are verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hetgeen inhoudt dat wij een rechtstreekse verantwoordelijkheid jegens u hebben met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op onze relatie met u als verwerkingsverantwoordelijke.
Het is in dit verband belangrijk op te merken dat We Are in principe geen verwerkingsverantwoordelijke is met betrekking tot de persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de applicaties die We Are ontwikkelt in opdracht en op instructie van haar klanten.
Ten aanzien van die persoonsgegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij een verwerker. Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze dienst(en), verwijzen wij u naar de privacyverklaring van de betreffende klant(en).
Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om een individuele persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. Wij kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen en verwerken, bv. wanneer:
- u ons contacteert of heeft gecontacteerd (vb. via de contactinformatie beschikbaar op de Website, etc.);
- wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend;
- u onze contactpersoon bent voor één van onze klanten;
- u wenst te solliciteren bij We Are;
- etc.
Doorgaans geeft u ons zelf uw persoonsgegevens. Soms krijgen wij uw contactgegevens via derden, bv.:
- als u gebruiker bent van onze diensten kan het bijvoorbeeld zijn dat uw collega’s of werkgever ons uw gegevens doorgeeft.
Wij kunnen uw contactgegevens ook vinden, updaten, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen (bv. Kruispuntbank der Ondernemingen, persberichten, etc.) en sociale netwerken.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens in principe alleen voor het leveren van de door u gewenste diensten. Indien wij voor het leveren van deze diensten gebruik maken van externe dienstverleners (bv. IT-dienstverleners), hebben ook deze dienstverleners uitsluitend in het kader van hun dienstverlening toegang tot uw persoonsgegevens. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de bepalingen inzake gegevensbescherming worden nageleefd en verplichten ook externe dienstverleners daartoe. Wij hebben met de betrokken derden gegevensverwerkingsovereenkomsten gesloten, die de nodige waarborgen bevatten met betrekking tot de vertrouwelijkheid en de naleving van de privacy van uw persoonsgegevens.
Niettegenstaande het voorgaande is het echter mogelijk dat We Are uw persoonsgegevens bekendmaakt aan de bevoegde autoriteiten (i) als We Are hiertoe verplicht is krachtens de wet of een gerechtelijke procedure en (ii) om onze rechten te beschermen en te verdedigen.
We bewaren uw persoonsgegevens in principe op IT-systemen in de Europese Economische Ruimte (EER).
In bepaalde beperkte gevallen kan We Are persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte. Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de EER aan een ontvanger in een land dat niet valt onder een besluit van de Europese Commissie om een passend beschermingsniveau te bieden, is echter onderworpen aan de bepalingen van een overeenkomst inzake gegevensoverdracht, die (i) de door de Europese Commissie uitgevaardigde modelcontractbepalingen bevat, of (ii) elk ander mechanisme overeenkomstig de AVG, of enige andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast nemen we ook de nodige beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens zoveel als mogelijk te pseudonimiseren vooraleer een eventuele doorgifte naar een derde land plaatsvindt.
U heeft verschillende rechten:
Indien u één van de hierboven vermelde rechten wenst uit te oefenen, gelieve ons te contacteren per mail of per post via onderstaande gegevens (onder titel 2.5).
Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij eerst en vooral uw identiteit verifiëren via de gepaste en minst privacy-intrusieve manier. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.
De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.
In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven. Bij complexe of veelvoudige verzoeken kan deze termijn verlengd worden met twee maanden, maar zullen we u ook binnen de maand van deze noodzakelijke verlenging op de hoogte brengen.
Voor de uitoefening van u rechten, voor alle vragen of klachten in verband met de verwerking van persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren:
– via e-mail: privacy@we-are.be
– via brief:
We Are Technology BV
t.a.v. data protection manager
Huidevetterskaai 32A box /02
9000 Gent
U kan steeds ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van de plaats waar u woont. Voor België is dit:
– via de website: contact@apd-gba.be
– via e-mail: contact@apd-gba.be
– via telefoon: +32 2 247 48 00
– via brief:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.
Onder welke omstandigheden We Are verschillende soorten persoonsgegevens van u verzamelt, gebruikt of anderszins verwerkt, met welk doel, op basis van welke rechtsgrond, voor welke termijn en met wie deze worden gedeeld, wordt hieronder beschreven.
We Are kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: bv. naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, kantooradres en andere contactinformatie;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: bv. brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie;
- betalingsgegevens: bv. bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
We Are verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om u op uw verzoek of op ons initiatief meer informatie te verstrekken over onze diensten, indien dit noodzakelijk wordt geacht om onze diensten accuraat voor u te kunnen uitvoeren;
II. om u de diensten te verlenen zoals met u overeengekomen;
III. om elke klacht en/of feedback te behandelen;
IV. om betalingen te doen of te innen;
V. om een zakelijke relatie met u als klant te onderhouden.
We Are verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I tot en met IV hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van We Are of van een derde (doeleinde V hierboven). Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als klant nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte houden van onze activiteiten en diensten.
Wij houden uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afronding van de dienstverlening.
In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).
We Are kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: naam, titel, functie, telefoonnummer, e-mailadres, kantooradres en andere contact- en/of bedrijfsinformatie;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie; en
- informatie over de levering van het product/de dienst en alle informatie over onze verbintenis met de leverancier/onderaannemer, bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
We Are verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om goederen of diensten te kopen.
We Are verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de leverancier/onderaannemer partij is of om op verzoek van de leverancier/onderaannemer stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven).
Wij houden uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afronding van de dienstverlening.
In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
- klanten van We Are om hen te informeren (over onder meer welke freelancers meewerken aan hun project, voor contactopname, etc.).
We Are kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: bv. naam, e-mailadres, naam bedrijf, adres;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie;
- uw elektronische identificatiegegevens: bijvoorbeeld uw IP-adres, verbindingsmomenten, etc. naar aanleiding van een bezoek aan onze Website die gebruik maakt van cookies of daarmee vergelijkbare technieken.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
We Are verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om uw vraag of verzoek om informatie te beantwoorden;
II. voor direct marketing, om u onder andere op de hoogte te houden van We Are activiteiten en diensten en toesturen van nieuwsbrieven;
III. voor het plaatsen en lezen van cookies. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u terug in onze Cookieverklaring.
We Are verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen (doeleinde I hierboven);
- de websitegebruiker/bezoeker heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden II en III hierboven).
We Are bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
- We Are bewaart uw persoonsgegevens gedurende maximaal 3 jaar na het laatste contact dat u met ons hebt gehad als prospect (doeleinde I hierboven);
- We Are bewaart uw persoonsgegevens totdat u uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekt. U kunt op elk moment uw toestemming intrekken via de procedure beschreven onder titels 2.4 en 2.5 van deze Privacyverklaring (doeleinde II hierboven);
- De bewaartermijn voor cookies varieert afhankelijk van het type cookie. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u terug in onze Cookieverklaring (doeleinde III hierboven).
In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
- de derde partijen die in de Cookieverklaring vermeld worden.
We Are kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: naam, functie, telefoonnummer, thuisadres, mailadres, social media account en andere contactinformatie;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie; en
- andere informatie in verband met recruitment: geslacht, geboortedatum, foto, sollicitatieformulier, cv, aantekeningen bij sollicitatiegesprekken, en andere informatie over arbeidsverleden.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
We Are verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om te beoordelen in hoeverre de (potentiële) sollicitant geschikt is en om een sollicitatieprocedure te starten en voor de evaluatie van de applicatie;
II. om sollicitanten op de hoogte te houden van onze vacatures; en
III. om sollicitanten uit te nodigen voor onze We Are activiteiten en hen aan onze activiteiten te laten deelnemen.
We Are verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de sollicitant stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst waarbij de sollicitant partij wordt (doeleinde I hierboven);
- de sollicitant heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden II en III hierboven).
We Are zal de persoonsgegevens van sollicitanten uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij de sollicitant uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens voor een langere periode te bewaren. In dat geval zal We Are de persoonsgegevens bijhouden voor een periode van 1 jaar, waarna aan de sollicitant gevraagd zal worden of hij/zij zijn/haar toestemming wil verlengen.
In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).
We Are kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: naam, bedrijf, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres, adres en betalingsgegevens (in geval van betaalde activiteit);
- correspondentie en andere vormen van communicatie: onder meer vragen gesteld via chatfunctie bij webinars;
- in geval van evenementen: visitekaartjes, dieetbeperkingen, foto’s, video’s, etc.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
We Are verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. de organisatie van de We Are activiteit;
II. het uitvoeren van enquêtes;
III. direct marketing: om deelnemers uit te nodigen voor onze We Are activiteiten en hen aan onze activiteiten te laten deelnemen; en
IV. marketing: plaatsen van foto’s en video’s op de Website en sociale media (bv. LinkedIn) van We Are ter promotie van de We Are diensten en activiteiten.
We Are verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van We Are of van een derde (doeleinden II en III hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin het verbeteren van de kwaliteit van de We Are activiteiten (doeleinde II) en u nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van andere We Are activiteiten (doeleinde III); en
- de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde IV).
We Are bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven omschreven doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Daarom raden wij u aan om deze regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
Laatst bijgewerkt op 20 juni 2023.